“Un eveniment fără asistența unei echipe de hostess și stewards este ca un copil care învață să meargă pe bicicletă neînsoțit.”
Este credo-ul Olgăi Stratan, directorul și fondatoarea Event Hostess Company. Specialiștii contribuie semnificativ la desfășurarea cu succes a oricărui eveniment, figurând ca „tutori” pentru invitați. De multe ori, aceștia se pomenesc într-un anturaj nou și neexplorat și au nevoie de suport și asistență.
“Echipa noastră asigură întâmpinarea caldă a oaspeților, monitorizează fiecare persoană, pentru a se asigura că toți s-au integrat la eveniment, ghidează oaspeții pe teritoriu, răspunde la eventualele întrebări ale invitaților și colaborează cu organizatorii și gazda.”
Care sunt cele mai frecvente fail-uri ale organizatorilor care economisesc pe ajutorul din exterior?
Gazdele obișnuiesc să delegheze organizare unui angajat, deseori secretarei. Astfel ei ocupă timpul unei persoane mai competente în alte taskuri importante la eveniment, iar deseori această nu face față recepției. În așa fel, gazda suportă pierderi din două părți. Alte cazuri pe care le aud des sunt plângerile organizatorilor că au găsit personal pe post de hostess pe internet, iar în ziua evenimentului, s-au pomenit că “specialiștii” nu s-au prezentat, au întârziat sem- nificativ sau, și mai rău – nu corespund deloc criteriilor de hostess și așteptărilor lor.
Companiile sau persoanele fizice care solicită o echipă profesionistă precum Event Hostess, au siguranța că membrii acesteia sunt selectați riguros, au responsabilități față de compania care îi angajează și își îndeplinesc task-urile corect.
Asta înseamnă că atunci când vă încredințați echipei noastre, aveți o plasă de siguranță. Vă puteți ocupa de celelalte momente organizatorice, care, apropo, sunt foarte multe.
A fi hostess de evenimente presupune implicit că ești o personalitate puternică, inteligentă, posezi aptitudini de comunicare în cel puțin 3 limbi străine, ai abilități de organizare bune, reacționezi rapid și diplomatic la orice situație.
Ce se cunoaște mai puțin sau deloc despre activitatea de hostess?
Mulți consideră că atribuțiile unui hostess sunt doar de a întâlni oaspeții, de a le zâmbi și de a le ura o zi minunată în continuare. Este doar ambalajul activității noastre. Echipa Event Hostess se implică armonios la nivel organizatoric și acționează ca o “mână adițională” de ajutor pentru organizatori. Specialiștii noștri asigură contactul permanent cu invitații, monitorizând situația din sală și au grijă ca fiecare persoană să se simtă confortabil.
Cât de solicitat este acest serviciu în Republica Moldova?
Societatea noastră a început să se familiarizeze cu conceptul Event Hostess și să conștientizeze adevărata contribuție a acestor specialiști. Trasez o paralelă cu cele mai dezvoltate țări și felul în care derulează acolo organizarea evenimentelor. De exemplu, în Statele Unite ale Americii, Marea Britanie, Franța, Spania, Italia, Dubai, Norvegia și în multe alte țări, acest serviciu este bine stabilit pe piață de foarte mulți ani. Acolo nu există evenimente fără implicarea profesioniștilor de acest fel. Vorbind despre Italia, mulți își amintesc cât de primitori și atenți la detalii sunt oamenii de acolo. În această țară serviciile de hostess sunt la ele acasă. Puteți găsi sute de companii de acest fel, fiecare având zeci de mii de angajați.
A fi hostess înseamnă a avea o profesie, iar fiecare persoană care dorește să activeze în acests sector, trebuie să facă cursuri și să însușească abilitățile necesare.
Există vreo instituție care să instruiască hostess și stewards în Republica Moldova?
Începe numărătoarea inversă! În doisprezece ani de experiență și după trei ani de lucru asupra proiectui, lansăm primul curs de Event Hostess și Stewards din Republica Moldova. La cursul organizat de Event Hostess Academy, tinerii vor însuși atitudinea corectă față de lucru, vor asimila informația prețioasă aplicabilă nu doar pentru hostess, dar și în oricare alt domeniu. Obiectivul nostru este de a forma specialiști în domeniul ospitalității și de a inspira tinerii să tindă spre dezvoltarea continuă. Cursanții vor învăța să combine armonios frumusețea exterioară, inteligența, conduita și eticheta.
Ce oportunități de angajare vor avea studenții cursurilor Event Hostess Academy?
Cei mai sârguincioși vor avea oportunitatea de a face parte din echipa Event Hostess. Mai mult, după absolvire, studenții vor avea o viziune clară asupra cerințelor pieții muncii.
Ce instrumente facilitează buna organizare a recepției?
Pentru a gestiona cu brio etapa de recepționare a invitaților, pilonul de bază este echipa mea, care cooperează și se sincronizeze în acțiuni.
Pe lângă aceasta, era digitalizării presupune și utilizarea softurilor specializate. În afară de implicarea în persoană în desfășurarea evenimentului, mai oferim și posibilitatea de înregistrare prealabilă a oaspeților. Fiecărui invitat îi revine un QR code. În momentul check-in-ului, specialistul hostess scanează codul, face check-in-ul și se poate ocupa de printarea badge-ului. În urma întregului proces de înregistrarea, prin intermediul acestui soft, oferim gazdei o statistică exactă a prezenței invitaților.
Event Hostess Company își asumă…
De câte ori vi s-a întâmplat ca la eveniment, fiind implicați să gestionați momente organizatorice importante, având grijă de oaspeții VIP, speakeri-cheie, ați fost sustrași de către 5-10 invitați care între- bau: unde e baia?, unde este fourchette-ul?, unde este locul meu?, pot să stau la o masă cu altcineva?, etc.?
Pentru a evita asemenea situații, există echipa Event Hostess – cea care răspunde la orice întrebare a invitaților.
Chiar de la începutul evenimentului, primele persoane pe care le văd suntem noi. Invitații capătă din start încrederea în echipa noastră. De regulă, ne aflăm la masa de recepție, ne diferențiem de invitați, gazdă și organizatori, grație uniformei și ecusoanelor pe care le poartăm.
